Pensaba que estaba automatizando mi empresa.

Durante años pensé que el siguiente paso de mi empresa consistía en automatizar más procesos.

Era una idea razonable. Cada proceso tenía pasos manuales, los pasos manuales cuestan tiempo y dinero, y quitar tiempo y dinero de un proceso siempre parece una mejora.

Al empezar a incorporar inteligencia artificial descubrí algo distinto.

Muchos de esos procesos no necesitaban ser más rápidos. Necesitaban ser rediseñados. Y algunos no necesitaban existir.

Aviso desde ya: este artículo es sobre un cambio de criterio, no sobre un caso con cifras. Los casos concretos los iré publicando cuando estén terminados y pueda contarlos bien.

El error tiene una forma muy concreta

Automatizar un proceso empieza por una pregunta: cómo hacemos esto más rápido.

Es una pregunta cómoda. No cuestiona nada. Da por bueno el proceso tal y como está y solo discute su velocidad.

Y funciona. Sale más rápido, sale más barato, y todo el mundo se queda contento. El problema es que si el proceso estaba mal diseñado, ahora está mal diseñado y va más rápido.

Has quitado el síntoma. La causa sigue ahí, ahora con menos fricción para avisarte.

Por qué la IA hace visible el error

La automatización clásica tenía un límite que resultaba útil: era costoso automatizar cosas complicadas. Si un proceso dependía del criterio de una persona, de un texto ambiguo o de una excepción, no se podía automatizar sin más. Ese límite te obligaba a mirar el proceso.

Ese límite ha bajado mucho. Ahora se puede automatizar casi cualquier cosa que antes requería a alguien leyendo, escribiendo o clasificando.

Y cuando puedes automatizar casi todo, dejas de preguntarte si merece la pena.

Ahí es donde se hace el daño. No en las herramientas. En dejar de hacer la pregunta.

La pregunta que ahora hago antes

Antes de tocar un proceso, me obligo a pasar por tres preguntas en este orden.

La primera: debería existir este proceso.

Muchos procesos existen por razones que ya no están. Un control que se puso porque una vez hubo un problema. Un informe que alguien pidió hace cinco años y nadie ha vuelto a leer. Un paso intermedio que existe porque dos áreas no se hablaban.

La segunda: está resolviendo el problema o gestionando el síntoma.

Un proceso comercial lleno de seguimientos manuales puede que no tenga un problema de seguimiento. Puede que tenga un problema de calidad de los contactos que entran.

La tercera, y solo si las dos anteriores han pasado el filtro: cómo lo hacemos mejor.

Mejor. No más rápido. A veces mejor significa más rápido. A veces significa más simple, con menos pasos, con menos gente tocándolo, o con la decisión tomada antes.

Lo que esto cambia en la práctica

Cambia el orden del trabajo.

Antes miraba la lista de tareas de la empresa y buscaba cuáles se podían automatizar. Ahora miro la lista de resultados que quiero y pregunto qué estructura los produciría.

Son dos trabajos distintos. El primero se puede delegar a una herramienta. El segundo no.

Lo que me queda por comprobar

No tengo esto resuelto.

Sospecho que el criterio se me romperá en algún proceso concreto, porque hay procesos que son malos pero cuyo rediseño cuesta más de lo que cuesta soportarlos. Es una decisión de negocio, no de ingeniería, y todavía no sé dónde está mi línea.

Cuando lo sepa, lo escribo aquí.

Si diriges una empresa, la pregunta que te dejo es sencilla. Mira el último proceso que hayas automatizado o que estés pensando automatizar.

Estás mejorando ese proceso, o estás protegiéndolo de la pregunta de si debería existir.